Améliorer l’espace de travail de ses collaborateurs
Historiquement, les entreprises disposaient de grands bureaux pouvant accueillir l’ensemble des collaborateurs au sein d’un même lieu de travail, et permettant de doter chacun d’un bureau personnel.
Cependant, avec la généralisation du télétravail et du “flex office” les locaux d’entreprises se sont peu à peu vidés et ne dépassent généralement pas les 50 % de taux d’occupation en moyenne par semaine.
Afin d’optimiser ce nouveau temps de présence sur site, les entreprises ont réduit leurs surfaces de bureaux (permettant de réaliser des économies) et adaptés les espaces de travail : bureaux individuels, espace de collaboration…
Néanmoins, pour que ces bureaux partagés fonctionnent, il est impératif de “standardiser” au maximum les positions de travail afin qu’un utilisateur puisse trouver un espace de travail confortable lui permettant ainsi de s’installer à n’importe quelle place dans le bâtiment sans être impacté. En effet, un collaborateur vient au bureau car il peut y trouver des équipements dont il ne dispose pas à son domicile : climatisation, siège ergonomique, espace pour recevoir du public…
Un bureau partagé, nécessairement standardisé, se compose en général de plusieurs éléments comme:
- Un (ou plusieurs) écran(s) sur pied ou sur bras,
- Des accessoires : webcam, clavier et souris,
- Une chaise ergonomique,
- Des prises électriques pour recharger ces équipements,
- Une lumière de table,
- Un accès réseau wifi idéalement (ou filaire)
Si l’ensemble de ces critères est rempli alors l’utilisateur pourra s’installer sur la totalité des positions de travail sans ressentir de changement qui pourrait impacter négativement son expérience.
Standardiser ses positions de travail est aussi un moyen d’améliorer les processus de support. En effet, un support de proximité connaissant exactement l’équipement installé aura la capacité de résoudre plus efficacement un incident et obtiendra en conséquence une meilleure satisfaction des collaborateurs.
En conclusion, une standardisation réussie peut se mesurer par la capacité des équipes à déménager dans les locaux sans solliciter les équipes IT.
Notre retour d’expérience dans le cadre d’un projet de rénovation d’espace de travail
Dans le cadre d’une de nos dernières missions, nous avons accompagné notre client à proposer une position de travail simple à prendre en main et à ajuster afin d’avoir un collaborateur prêt à travailler et confortablement installé en quelques secondes.
Pour faciliter la prise en main et l’utilisation de cette position nous avons décidé que l’utilisateur ne branchera qu’un unique câble. Tout autre câble, nécessaire au bon fonctionnement de la position, est rendu inaccessible à l’utilisateur afin d’éviter toute manipulation inutile et limiter l’indisponibilité des équipements.
En effet, un des inconvénients du « flex office » réside dans la non-déclaration d’incidents liés à équipement défectueux. Lorsqu’un collaborateur se retrouve sur une position dégradée, il est plus naturellement amené à changer de place sans déclarer un incident.
La technologie mise à notre disposition aujourd’hui nous a permis de mettre en place des solutions simples, compétitives et efficaces.
Dans le cadre de ce projet, nous avons retenu de doter chaque position de deux écrans 24’’. Un premier écran intégrant une station d’accueil et une webcam, sur lequel est connecté le clavier, la souris ainsi que le second écran et qui permet à l’utilisateur de ne connecter qu’un seul câble USB-C à son PC portable, de bénéficier de l’ensemble des équipements et de recharger son équipement.
La planification des interventions, l’enjeu principal pour être au rendez-vous des premiers utilisateurs
Dans le cadre de la rénovation complète d’un bâtiment, les équipements IT sont les derniers installés. Nous avons donc travaillé notre planning de façon à prévoir et prévenir les éventuels retards que pouvaient prendre les autres corps de métiers pour être certains de livrer les équipements installés, testés et nettoyés avant l’arrivée des premiers utilisateurs. Environ 1250 positions de travail doivent être prêtes le jour J pour recevoir les utilisateurs.
Face à ce défi logistique, nous avons mobilisé seulement quatre techniciens pendant une période de quatre semaines afin de livrer les étages déjà équipés et en avons profité pour former ceux qui sont devenus nos “chefs d’équipe” durant le weekend de grand déménagement. Cette stratégie s’est avérée extrêmement efficace, nous permettant de former rapidement une quinzaine de techniciens en moins d’une heure. Ce qui nous a permis d’entamer l’installation en masse de l’ensemble des postes de travail répartis dans le bâtiment.
Étant donné les délais serrés pour finaliser l’installation de l’ensemble des positions de travail, cette approche nous a fait gagner un temps précieux. Finalement, elle nous a permis de respecter les délais et d’être prêts pour l’arrivée des collaborateurs.
En plus de ce déploiement, et afin d’améliorer l’expérience des collaborateurs en open-space, nous les avons aussi dotés de nouveaux casques adaptés à ce type d’environnement. 1000 casques ont été ainsi fournis aux collaborateurs à leur arrivée sur site.
Pour conclure, ce retour d’expérience nous montre qu’un déploiement de positions de travail à grande échelle doit nécessairement être réfléchi et préparé en amont. En effet, au moment du coup de feu, il peut être facile d’installer quelques positions de travail, une organisation et une supervision adaptées sont critiques pour être au rendez-vous du planning mais aussi (et surtout) des attentes client.
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