Salle de réunion BYOD : retour d’expériences de plusieurs déploiements
Avec la moitié des salariés à distance, les besoins en visioconférences ont explosé. Aujourd’hui un collaborateur ne doit plus se poser la question si une salle est équipée pour faire une visioconférence. La réponse est oui, dans le cadre de notre dernière mission, nous avons pu expérimenter la mise en place des salles de visioconférence BYOD, l’objectif était de mettre à disposition des collaborateurs des salles de visioconférences, simples et efficaces d’utilisation.
Mais tout d’abord qu’est-ce qu’une salle BYOD ?
Une salle BYOD (Bring Your Own Device) est une salle de conférence ou de réunion dans laquelle les participants sont invités à utiliser leurs propres appareils (PC, Mac, smartphone, tablette …) pour participer à une réunion en ligne. Ces équipements portent donc “l’intelligence de la salle” et viennent en remplacement (ou en complément du codec situé dans la salle). L’utilisateur peut utiliser n’importe quel système de conférence en ligne tel que Teams, Zoom, Google Meet, etc…
C’est un espace avec tous les équipements indispensables à une visioconférence de qualité : un écran, une caméra et un système de captation/restitution du son. Dans une salle BYOD, le codec (= le PC de la salle) devient optionnel.
Ce qui différencie une salle BYOD d’une salle de visioconférence traditionnelle est que l’équipement personnel de l’utilisateur héberge la réunion en lieu et place d’un système intégré (une Microsoft Teams Room par exemple).
Ce système BYOD apporte différents avantages par rapport à une salle autonome :
- Interopérabilité : la salle BYOD n’a pas de déshérence avec un système de visioconférence, tout ce que peut faire l’équipement peut être utilisé dans la salle (Teams, Google Meet, Webex…)
- Ouverture à l’extérieur : une salle BYOD permet à n’importe quel utilisateur possédant un ordinateur portable interne ou externe à l’entreprise de profiter pleinement des équipements de la salle de visioconférence
- Coûts d’acquisition réduits : une salle BYOD est moins onéreuse qu’une salle autonome, cela s’explique par le fait qu’une salle BYOD ne dispose pas d’intelligence dans la salle ce qui permet :
- D’équiper les petits espaces pour un coût moindre (compter moins de 1000 euros).
- D’équiper plus de petites salles dans vos locaux pour un meilleur confort utilisateurs
- Disponibilité : en cas d’incident, les salles BYOD sont généralement bien plus simples à remettre en route qu’une salle de visioconférence avec un système intégré, ce qui permet d’offrir une meilleure continuité de service aux utilisateurs.
Mais elle peut apporter aussi plusieurs inconvénients :
- Elle ne permet pas à un utilisateur de se déplacer dans une salle de visioconférence « les mains dans les poches”. Par ailleurs, si l’hôte initial quitte la salle, un nouvel équipement doit être connecté. Expérience générale moins poussée qu’une réunion Teams dans une salle avec une MTR (Microsoft Teams Room).
- Une solution BYOD ne permet pas un monitoring des équipements, ni une maintenance à distance de la salle.
- Elle n’est pas forcément adaptée à toutes les salles que l’on retrouve dans une entreprise, que ce soit par la taille ou par la fonction première de la salle, ceci à cause de l’absence de pilotage.
- La solution BYOD ne permet pas un fonctionnement optimal du tactile avec une TV prévue à cet effet.
L’une de nos récentes missions, nous a conduit à cadrer et piloter le déploiement de plus de 150 salles de réunion. Le système BYOD a été majoritairement retenu dans le cadre de ce projet pour différentes raisons, premièrement car il y avait un grand nombre de petites salles présentes dans le bâtiment à équiper, mais aussi car l’environnement de travail du client correspondait aux fonctionnements du système BYOD :
- Les collaborateurs sont tous équipés d’un ordinateur portable
- Le client accueille des entités externes au sein de son site
- Le site est équipé d’un réseau « full Wi-Fi »
- Des modalités de déclaration d’incidents simplifiées pour les utilisateurs, avec des vérifications régulières des équipements par un technicien
Nous avons retenu deux solutions, le BYOD filaire et le non-filaire.
- Le filaire, en USB-C, est une connexion fiable et peu onéreuse. Elle correspond à des salles classiques jusqu’à 6/8 personnes (une seule table, participants assis)
- Lorsque la disposition de salle de ne permet pas d’avoir un système BYOD filaire dû à sa taille ou sa disposition, nous préconisons un système sans fil (ex : ClickShare).
- Dans les systèmes sans fil : il existe des systèmes uniquement sans fil ou sans fil avec dongle-USB
- Nous avons fait le choix du second parce que nous avons fait appel au système ClickShare. Share qui est un boitier portatif qui doit être branché sur l’ordinateur pour utiliser les équipements de la salle, mais pourquoi choisir ClickShare plutôt qu’un autre système ? La réponse est simple, le système ClickShare ne nécessite pas d’installation de logiciel pour l’utiliser contrairement à d’autre système, ce qui facilite l’intégration de la solution au sein de l’entreprise.
- Pour ce client, nous avons retenu la solution ClickShare avec bouton physique, plus onéreuse que d’autres solutions mais permet à des utilisateurs externes de se connecter sans avoir besoin d’installer une application sur leur PC
Par la suite il a fallu établir une typologie en fonction de la taille de la salle :
- Petite salle : grand écran PC (27/32’’) avec une docking intégrée, une caméra et un haut-parleur
- Moyenne salle : un écran 55’’ avec une docking intégrée, une caméra et un haut-parleur
- Grande salle : un écran 75’’ avec une docking intégré ou un ClickShare, une caméra et un haut-parleur
Après retour sur expérience nous déconseillons des salles de plus de 12 personnes en BYOD, il faudra privilégier un système intégré. Évidemment, ces préconisations sont génériques et dépendantes aussi de la taille de la salle et du besoin final.
Ce que nous pouvons retenir de cette solution est qu’elle offre de nombreux avantages. Les utilisateurs n’ont plus à se poser la question “Vais-je trouver une salle équipée ?” étant donné que son coût permet d’équiper toutes les salles du bâtiment.
Cependant, elle n’est pas adaptée à tous les environnements et nécessite donc, en amont, une réflexion sur l’usage de la salle.
À ce jour, un équilibre qui nous semble pertinent :
- Equiper les petites salles (5 personnes maximum) avec une solution BYOD.
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